Blog

Як підібрати конференц-зал і що потрібно врахувати в першу чергу?

By

Престиж будь-якої конференції, тренінгу, бізнес-форуму та іншого заходу багато в чому залежить від місця його проведення. І якщо учасникам доведеться тулитися в тісноті, сидіти в духоті, шукати туалети або не мати можливості нормально перекусити, то навіть самі найкращі оратори і пізнавальні лекції невзмозі врятувати від провалу. Тому всіх, у кого немає досвіду організації подібних заходів, цікавить питання: як підібрати конференц-зал у Львові? Для цього доведеться врахувати багато різноманітних нюансів.

На що звернути увагу при виборі відповідного конференц-залу?

Щоб заощадити час, потрібно починати зі складання списку основних вимог, яким має відповідати не тільки приміщення, а й заклад в цілому. Вони такі:

  • місце розташування: якщо на захід приїдуть учасники з інших міст, то потрібно вибрати таке місце, щоб їм не довелося довго добиратися. Або ж доведеться подбати про додатковий трансфер, врахувавши завантаженість транспортних розв’язок;
  • розмір конференц-залу: тут потрібно не тільки зіставити кількість учасників і місткість залу, а й продумати інші деталі. Наприклад, чи є окреме приміщення для кава-брейку або чи столи з усім необхідним будуть розташовані в самому залі. Можливо, знадобиться додаткове місце для організації виставки або демонстрації товарів чи послуг;
  • оснащеність конференц-залу: наявність сучасної техніки робить проведення заходів більш змістовним і інформативним. Можливо, вам будуть потрібні телевізор з великим екраном, інтерактивна чи мультимедійна дошка, мікрофони (бажано дистанційні), додаткові джерела живлення та ін. Не забудьте протестувати інтернет-з’єднання, інакше поганий зв’язок може зіпсувати всі плани, особливо якщо запланована онлайн-трансляція;
  • зручності: як правило, проведення багатьох заходів займає кілька годин, а то й днів. Потрібно подбати про те, щоб учасники відчували себе комфортно. При підборі конференц-залу перевірте справність систем кондиціонування, наявність достатньої кількості джерел тепла (в холодну пору року), можливість зміни інтенсивності освітлення. Також в достатній кількості повинні бути охайні туалети з усіма необхідними предметами гігієни, роздягальні, кімнати для куріння та ін.;
  • організація харчування: в деяких випадках буде досить кава-брейку, а якщо захід займає весь день або кілька, то доведеться належним чином подбати про організацію харчування. Найпростіший варіант — оренда залу в готельно-ресторанному комплексі (так ви заразом  в разі необхідності матимете можливість розмістити учасників). Також можна вдатися до послуг кейтерингових компаній або розташованих поруч кафе;
  • бюджет: плануючи оренду конференц-залу, уточніть, що в неї входить. Чудова можливість заощадити — підібрати приміщення не в центрі міста, а на його околицях. Ви можете отримати висококласний сервіс за цілком доступну вартість.

Перед тим, як вибрати конференц-зал, потрібно особисто відвідати кілька обраних закладів. Запрошуємо вас в готельно-ресторанний комплекс «Варшава». У нас є три затишних конференц-зали різної місткості, обладнані сучасною технікою. Також ми повністю візьмемо на себе організацію харчування та трансферу, розмістимо учасників в комфортабельних номерах готелю. Наші адміністратори мають великий досвід проведення заходів різного масштабу, тому жодна деталь не залишиться без уваги. Ми гарантуємо, що ваші гості і партнери будуть задоволені!